Нам казалось, что все вопросы по ЕГАИС были решены к 01.07.2016, когда началась регистрация розничных продаж маркированного алкоголя. Но как показала практика выравнивания остатков в ЕГАИС и поддержания их в актуальном состоянии потребовало намного больше ресурсов, чем подтверждение входящих ТТН и организация розничных продаж.

Мы постоянно следим за информацией по методологии ведения учёта в ЕГАИС и сформировали собственную методологию, и готовы ей поделиться.

О том как выравнивать остатки мы подробно написали в статье: «Остатки ЕГАИС, Равняйсь!!!»

А вот о том как их поддерживать в актуальном состоянии читайте ниже.

Заметим, что данная информация касается только партионной алкогольной продукции, то есть алкоголя со старыми марками. Для алкоголя с новыми марками и регистра 3 будет создана отдельная статья.

Термины

Регистр 1 (Склад): структурное подразделение в ЕГАИС, на который попадает остаток продукции после того, как мы подтверждаем входящую ТТН. Остатки ведутся в разрезе Справок 2 (бывшие Справки Б). Все возвраты поставщикам и передача продукции на другие обособленные подразделения делаются исключительно через регистр 1. Отрицательные остатки не разрешены.

Регистр 2 (Торговый зал): структурное подразделение в ЕГАИС, через который происходит розничная продажа. Остатки ведутся только в разрезе алкогольных наименований (алкогольных кодов). Служит исключительно для розничной продажи. Разрешены отрицательные остатки в течении операционного дня.

Движение по регистрам никаким образом не отражается в вашем товароучёте. Это внутренние структуры ЕГАИС.

Передавать продукцию между регистрами можно с помощью документа «Передача продукции».

Передаём продукцию в регистр 2 (Торговый зал) только по продажам

Как мы знаем из методологии, представленной на сайте www.egais.ru если в торговом зале нет остатков продаваемой продукции, то происходит списание «в минус». «Минусы» разрешены, но должны быть убраны в течении операционного дня.

И так, есть два пути, которым можно следовать. И вы вправе выбрать тот, который вам больше всего подходит:

Передача по приходу

Тут всё просто. Подтвердили ТТН и, получив утвердительный ответ, передали продукцию в Торговый зал. На регистре 1 — пусто. Всё на регистре 2. И как бы голова не болит...
Но есть несколько минусов, которые портят всю «малину»:

1. Есть определённые проблемы с возвратами на регистр 1 (мы этот вопрос подробно осветили в статье: «Возврат в ЕГАИС своими руками»). При передаче продукции нужно указать Справку 2 и выбрать её нужно вручную...
2. Явно не видны отрицательные остатки на Торговом зале. А они всё равно будут, даже если вы всё переместили со Склада...
3. Если что-то случится с БД Далиона (Не дай Бог), то вся информация по справкам 2 будет утеряна: в ЕГАИС на регистре 2 они не хранятся. И восстанавливать их (если возникнет потребность) придётся через бумажные документы, а это или сложно, или невозможно!

Передача по продажам

Мы рекомендуем именно этот путь, так как он идеологически правильный и позволяет более полно контролировать ситуацию с остатками в ЕГАИС.

Тут чуть сложнее. Передавать продукцию по получении на Торговый зал сразу не нужно. Но, помня про отрицательные остатки и про то, что их нужно перекрывать в течение операционного дня, передавать продукцию будем периодически — как минимум один раз в рабочий день. Время передачи не важно: можно делать как утром, так и вечером, днём или ночью.

Алгоритм:

1. Запросили остатки Склада и Торгового склада.

2. Получили остатки, убедившись, что статус запросов изменился: появились галочки:

3. Создали документ «Передача продукции».

4. Заполнили передачу продукции по продажам ЕГАИС.

Обращаем ваше внимание, что надо выбирать исключительно пункт «Заполнить по продажам ЕГАИС». Выбрав заполнение по остаткам, вы передадите все остатки с регистра 1 на регистр 2, а это не только нарушает данную методологию, но и ведёт к первому пути со всеми его минусами.

Убедились, то нет пустых данных в колонке «Справка 2». Если таковые есть, то удаляем их. Наличие пустых данных в колонке «Справка 2» указывает на наличии отрицательных остатков на регистре 2, которые нечем перекрыть, а это серьезные ошибки в учёте алкоголя, которые могут привести к большим штрафам, в плоть до лишения лицензии на предприятие в целом.

А причиной тому отсутствие остатка на Складе проданной продукции. Причин может быть несколько:

1. Пересорт.
2. Некорректно выполнено выравнивание остатков.
3. Продали неподтверждённую продукцию.

Если последний пункт, то решается просто: подтвердили ТТН и выполнили изложенные выше алгоритм заново. А с остальными пунктами нужно разбираться отдельно и методы работы с ними тут рассматриваться не будут.

Если данные в колонке «Справка 2» заполнены, то отправляем документ.

Немаркированная продукция (пиво, сидр, пуаре, медовуха).

Если маркированная продукция списывается автоматически с регистра 2. То немаркированную нужно списывать в ручную. Списывать нужно также каждый день.

Списывать можно или каждый ОКС (Отчёт кассовой смены) отдельно, сформировав «Акт списания в ЕГАИС» на основании ОКС, или всё скопом, указав период.

Но мы рекомендуем использовать «Сверку остатков с данными ЕГАИС», которая доступна, если был отдельно приобретён модуль «Дополнительные сервисы для ЕГАИС». Модуль стоит не дорого, но позволяет решать множество вопросов в сфере ЕГАИС и заменить рутинную работу парой кликов мышки. Данный модуль можно купить в ГК «Авангард» — обращайтесь в отдел автоматизации (контакты).

В зависимости от версии Далиона данная обработка может называться или «Сверка остатков с данными ЕГАИС», или «Сверка остатков партионной продукции с данными ЕГАИС».

• Устанавливаем вариант формирования «Немаркированный алкоголь» и «Разливной алкоголь». «Разливной» указываем, если на торговом объекте есть продажи разливного пива. Если вся продукция исключительно фасованная, то данную галочку можно не устанавливать.
• Устанавливаем галочку «Выводить только отличия».
• Нажимаем кнопку «Построить сверку».
• Выбираем всю продукцию, которую отобрала обработка.
• И сформировываем акты списания по «пиву». Если у вас нет этой кнопки, то необходимо обновить конфигурацию «Далион».

Программа может сформировать один или два акта списания, в зависимости от того, где и какие остатки и на каких регистрах хранятся. Программа изначально списывает с регистра 2, а когда они закончатся, то с регистра 1.

Заполняем поле «Категория цен», указывая розничную цену торгового объекта в каждом из сформированных документов и отправляем их.

---

После отправки всех документов остаётся только удостовериться, что данные документы приняты в ЕГАИС.

Если по каким-либо причинам документ не был принят ЕГАИС, то необходимо исправить ошибки и отправить документ заново. Иногда для исправления ошибок необходимо заново запросить остатки.

---

Напоминаем, что перед любыми операциями с остатками мы рекомендуем запрашивать остатки Склада и Торгового зала. Также напоминаем, что остатки можно запросить только 1 раз в час.